Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

     
Quản lý hồ sơ cá thể của mỗi nhân sự như thế nào mang đến đúng? Cùng xem thêm và mua về miễn giá thành file Excel làm chủ làm hồ sơ nhân sự tiếp sau đây của sucmanhngoibut.com.vn.vn.

*

Biểu mẫu Excel cai quản làm hồ sơ nhân sự

1. Các yếu tắc của một tệp tin Excel làm chủ làm hồ sơ nhân sự

Trong file thống trị làm hồ sơ nhân sự bằng Excel bao hàm phần đông báo cáo sau:

Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gán với 1 mã số thắt chặt và cố định không trùng nhau. khi nhân sự đó nghỉ vấn đề, mã số này rất cần phải không thay đổi (không gán lại cho tất cả những người khác).

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Họ và tên

Sở phận

Loại hình nhân sự: BOD, thống trị, nhân viên cấp dưới,...

Vị trí công việc: Là tên địa điểm cơ mà nhân viên cấp dưới sẽ đảm nhiệm, bao hàm cả màn chơi bây giờ. Ví dụ: Chuyên viên sales Level 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Thương hiệu làm việc: Trụ snghỉ ngơi, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...

Các nhiều loại giấy tờ đề nghị thiết: Sơ yếu hèn lý lịch bao gồm chứng thực địa pmùi hương, Bản sao công bệnh CMTND hoặc CCCD, Bản sao công bệnh giấy khai sinc, Bản sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công hội chứng bằng tốt nghiệp, Giấy thăm khám sức khoẻ tất cả dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký kết với dấu đỏ, rất có thể thêm hình họa thẻ.

2. Cần phối hợp hồ nước sơnhân sự với đa số biểu mẫu mã nhân sự Excel làm sao khác?

Nếu nlỗi để thống trị thông tin ứng cử viên, phần tử tuyển dụng chỉ việc quan tâm tới một số thông báo cơ bạn dạng nhỏng bọn họ và thương hiệu, lên tiếng contact, trình độ chuyên môn học vấn, kinh nghiệm thao tác,... thì quản lý nhân sự đòi hỏi phức tạp các không dừng lại ở đó.

Để thống trị một biện pháp tổng quát với đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì bên cạnh file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp bắt buộc ssống hữumột hệ thống bao gồm 5biểu chủng loại Excel khác:

File Excelthống trị list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan lại nhất về thông báo của các nhân sự sẽ thao tác làm việc tại chủ thể (đang trong thời hạn vừa lòng đồng).

File Excel cai quản vừa lòng đồng: Doanh nghiệp cần cần sử dụng file Excel này làm chủ thông tin hòa hợp đồng thử Việc và những loại phù hợp đồng lao hễ (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất thiết tất cả thời hạn dưới 12 mon, HĐLĐ xác minh thời hạn, HĐLĐ ko xác định thời hạn).Các ngôi trường ban bố của biểu mẫu quản lý đúng theo đồng nhân sự khá dễ dàng, tuy nhiên lại khái quát lượng tài liệu to và yên cầu độ chính xác cao.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự mới: Trong quy trình vận động, chắc rằng công ty lớn vẫn đón thêm phần đa nhân viên cấp dưới new. Filecai quản hồ sơbởi Excel về cơ phiên bản là việc phối kết hợp giữa nhị biểu mẫu mã Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân, tuy nhiên nhấn mạnh rộng vào những thông tin cần thiết vào quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc:Cũng tương tự như Biểu chủng loại theo dõi và quan sát nhân sự new, tuy vậy đối với nhân sự ngủ vấn đề, doanh nghiệp lớn nên quyên tâm hơn sự chuyển đổi của những nhân tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực hiện hành sau khoản thời gian nhân sự nghỉ ngơi việc, tương tự như hồ sơ quan trọng để hoàntất giấy tờ thủ tục xong xuôi phù hợp đồng.

File Excel quan sát và theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: Không nên là nhân sự mới hay nhân sự nghỉ ngơi câu hỏi, dịch chuyển tiền lươngbao gồm các ngôi trường hợp tăng lương, sút lương, tăng màn chơi, giảm cấp độ, luân chuyển vị trí, đưa công tác làm việc,... Trong file Exceltheo dõi biến động này, đề xuất lưu ý cho tới ngày sự đổi khác bao gồm hiệu lực hiện hành.

Để cung ứng phần tử nhân sự các công ty, sucmanhngoibut.com.vn.vn đã tổng thích hợp báo cáo toàn bộ 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click trên phía trên để tải về miễn chi phí.

*

Các tài liệu không giống hoàn toàn có thể cài về:

1.Bộ Từ điển năng lực và Bản diễn tả quá trình mang đến 60+ địa chỉ trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chnóng công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện hành (update 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương ttận hưởng, phú cấp cho và xử pphân tử dùng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy cửa hàng (bản đầy đủ 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bản khá đầy đủ 38 trang

3. Có phương án như thế nào thay thế sửa chữa biểu mẫu Excel nhằm quản lý làm hồ sơ nhân sự nkhô giòn - gọn - đúng đắn - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ khóa lâu đã được coi là nhiệm vụ không còn xa lạ của phần tử Nhân sự những doanh nghiệp. Sự thân quen này thậm chí còn được xem là lẽ đương nhiên: chúng ta vẫn đang từng ngày một từng ngày trung thành cùng với quá trình tra soát, nhập liệu bằng tay bên trên phần lớn file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là vấn đề sẽ phải có tác dụng. Thế nhưng, chính sách hoàn toàn có thể áp dụng đâu mặc định chỉ rất có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% công ty đồ sộ vừa đủ cùng phệ bên trên toàn cầu vẫn sử dụng bộ nguyên lý dựa trên đám mây cho các trọng trách quản trị nhân sự vào khoảng thời gian 20đôi mươi.

Ngày nay, công nghệ 4.0 đậy sóng rộng thoải mái, thậm chí là trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ lắp thêm học (Machine Learning - ML) vẫn vào vai trò đặc trưng trong tương đối nhiều nghiệp vụ quản lí trị với vận hành; vậy chẳng có gì khó khăn đọc Khi doanh nghiệp lớn sửa chữa thay thế Excel bằng một hình thức văn minh hơn nhằm làm chủ nhân sự.

Và đặc biệt quan trọng hơn không còn, Việc tận dụng tối đa một phương án thuận lợi rộng giúp doanh nghiệp lớn không phải tập trung vô số vào các các bước tương quan tới giấy tờ thủ tục cơ mà không tạo nên năng suất thao tác.

a. 06 nhược điểm của biểu mẫu mã Excel Lúc dùng làm thống trị nhân sự

Dữ liệu phân tán, hết sức khó để thanh tra rà soát toàn diện xuất xắc làm report toàn diện, gây cản trở vấn đề ra quyết định

Khi cai quản hồ sơ bởi file Excel, chắc rằng công ty lớn sẽ biết rằng dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán sống những tệp tin khác nhau. Họ cũng ngầm gật đầu đang chi thêm các thời hạn và sức lực lao động để giải pháp xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề đó ko đơn giản và dễ dàng chỉ nên lãng phí nguồn lực cho khách hàng, ngoại giả dẫn tới các hệ luỵ nguy hại rộng - ngăn trở câu hỏi rà soát toàn diện, sản xuất report nhân sự, với bài toán mau lẹ ra ra quyết định của chỉ đạo.

Không đảm bảo an toàn bảo mật

Lẽ tất nhiên là nhà cai quản như thế nào vẫn muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp lớn, đặc biệt là những tài liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNcông nhân, số sổ BHXH, số vừa lòng đồng, nguyên do ngủ việc,...

Xem thêm: Yêu Của Xuân Diệu - Bài Thơ: Yêu (Xuân Diệu

Tuy nhiên, những biểu mẫu Excel thực thụ không đảm bảo an toàn bảo mật thông tin. Không tất cả phân quyền, không tồn tại khu vực dữ liệu nào được lưu lại “chỉ dành cho tất cả những người quản lí lý” cả. Mặc dù nhà cài đặt file có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy nhiên vẫn không tách khỏi khác trường vừa lòng bị nhỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người sẽ bắt buộc sử dụng thông thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc kiểm soát bảo mật gần như là là cần thiết.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn nhiều mối nguysợ hãi cho doanh nghiệp

Không thể để lại “thừa kế” cho tất cả những người sau

Giả sử bao gồm một chủ tịch nhân sự new cho chào đón các bước, dẫu vậy cô ấy lại quan yếu “giải mã” bí quyết đánh tên cùng bố trí những ban bố trên biểu chủng loại Excel cơ mà bạn cũ vướng lại. Vậy cô ấy rất có thể làm cái gi không tính bài toán đề xuất sửa đổi những biểu mẫu mã đó theo sự phát âm biết với tay nghề của chính bản thân mình, hoặc tệ không dừng lại ở đó là bước đầu lại tự số lượng 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu mã cai quản nhân sự bằng Excel là một trong những tài nguyên cực hiếm của người sử dụng, dẫu vậy thiệt tiếc là ko có tác dụng chuyển giao và quá kế đầy đủ.

Khả năng tích vừa lòng kém

Trong nghiệp vụ cai quản trị nhân sự nói thông thường, có không ít phần mềm công ty hoàn toàn có thể áp dụng nhỏng ứng dụng chnóng công, phần mềm tính lương, phần mềm thống trị KPI/OKR, làm chủ gia tài, làm chủ tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,... Nhược điểm của biểu mẫu mã Excel là không thể tích phù hợp với đa số khí cụ văn minh đó.

ngay khi với phần đa cơ chế thịnh hành hơn hoàn toàn như đồng hồ, kế hoạch biểu tốt Gmail thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ gây nên các lỗi sai do thao tác làm việc của con người

Tất cả các làm việc của bé bạn bên trên biểu mẫu Excel, từ những việc nhập liệu tới search kiếm, tsoát lại, xào luộc, sửa đổi,... số đông được thực hiện trọn vẹn bằng tay. Con bạn ko được xây dựng sẵn nlỗi phần mềm yêu cầu không đúng sót là điều dễ dàng hiểu; dẫu vậy ko hỗ trợ được con người chính vậy thiếu hụt sót của qui định.

Sai lầm đang còn xẩy ra liên tục không chỉ có thế Lúc đa số người cùng truy vấn và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại thời gian nhìn thấy fan không giống vẫn thao tác làm việc trên và một bối cảnh với mình, chuyên viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập cùng tạo ra nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng Khi cửa hàng tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. khi càng có tương đối nhiều nhân viên thì cửa hàng dữ liệu nhân sự càng trsinh sống nên vĩ đại. Không thể giải quyết và xử lý bằng cách cđọng tăng lên số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói cách khác, Khi công ty mở rộng bài bản, thống trị nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là là siêu hạng.

b. Phần mềm cai quản trị lên tiếng nhân sự sucmanhngoibut.com.vn HRM là chiến thuật số 1 nhằm thay thế biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu đọc những bài xích toán trong nhiệm vụ quản trị và những điểm yếu của biểu mẫu nhân sự Excel nói bên trên, sucmanhngoibut.com.vn.vn vừa mới đây sẽ đến giới thiệu một phương án thay thế sửa chữa hoàn hảo nhất - Phần mượt thống trị biết tin nhân sự sucmanhngoibut.com.vn HRM.

Phần mềm sucmanhngoibut.com.vn HRM+ cùng với những thiên tài tuyển chọn dụng, hội nhập, quản lý thông tin nhân sự toàn diện

sucmanhngoibut.com.vn HRM hoàn toàn có thể tự động tạo thành các report sâu xa, giúp đỡ bạn lập cập chỉ dẫn đưa ra quyết định nhân sự

Đâu là đều chỉ số quan trọng đặc biệt nên thống kê trong quản trị nhân sự? Số lượng nhân sự cùng workload của những chống ban? Tổng số chi phí thuế nên nộp? Tổng số tiền lương cần trả toàn công ty? Số chi phí lương trong phòng marketing? Mức lương trung bình trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính tân oán tự động trường đoản cú đông đảo tài liệu sẵn bao gồm của người tiêu dùng trên phần mềm, và hiển thị tức thời (real-time) vào mục báo cáo.

vì thế, bất cứ thời gian làm sao bạn có thể nuốm được tình hình tổng quan tiền về nhân sự vào công ty lớn để lấy ra những đưa ra quyết định đúng chuẩn.

*

Một phần giao diện những report được chế tác tự động trường đoản cú các lên tiếng nhân sự bên trên sucmanhngoibut.com.vn HRM

sucmanhngoibut.com.vn HRM có khả năng bảo mật chặt chẽ, chỉ bạn được phân quyền mới có thể truy vấn dữ liệu

Nếu nhỏng một tệp tin Excel dễ dàng được chia sẻ ra ngoài; thì nhằm truy vấn được vào khối hệ thống sucmanhngoibut.com.vn HRM của doanh nghiệp, một tín đồ sẽ phải tải một tài khoản phần mềm (được chế tác và điều hành và kiểm soát vì nhà doanh nghiệp) VÀ được phân quyền mang lại. Thông thường, chỉ gồm chỉ huy cùng một vài ba chuyên viên nhân sự cao cấp bắt đầu có quyền sửa đổi dữ liệu toàn đơn vị, còn làm chủ chỉ bao gồm quyền coi (chứ đọng chưa hẳn chỉnh sửa) tài liệu của cấp cho bên dưới thuộc ban ngành mình.

Đối với góc nhìn từ phía nhân viên, sucmanhngoibut.com.vn.vn tất cả cung cấp thêm một ứng dụng không giống nhằm họ trường đoản cú xem thông tin cá thể và những dữ liệu thao tác làm việc không giống của bạn dạng thân được lưu trữ vì chưng công ty. Ứng dụng này mang tên sucmanhngoibut.com.vn Me, còn được gọi là Trang làm hồ sơ cá thể của từng người.

do vậy, không chỉ là bảo mật thông tin công bố giỏi hơn, phần mềm của sucmanhngoibut.com.vn còn tôn vinh tính minh bạch, đáp ứng nhu cầu mong muốn được biết của nhân viên trong lúc vẫn bảo vệ quyền kiểm soát điều hành của chúng ta.

sucmanhngoibut.com.vn HRM có phong cách thiết kế chuyên nghiệp hóa, dễ dàng thực hiện, thuận lợi bàn giao cho tất cả những người làm chủ khác

Phần mềm có công dụng lưu trữ tài liệu khôn xiết mập, kĩ năng hiển thị cũng hơn gấp những lần so với một biểu mẫu mã Excel yêu cầu không có thông tin nào giống như một “mã số túng bấn ẩn” cả.

mặc khi giao diện cùng bí quyết sắp xếp những ngôi trường công bố cũng theo đúng quy chuẩn cùng lô ghích, bảo đảm thuận tiện đọc hiểu cùng áp dụng cho một fan mới - bao gồm cả là một trưởng phòng nhân sự giàu kinh nghiệm hay như là 1 nhân viên new vẫn còn đấy “con gà mờ”.

Xem thêm: Đề Cương Ôn Tập Sinh Học 11 Học Kì 1, Tài Liệu Ôn Tập Sinh 11 Học Kỳ 1 Chọn Lọc

*

Một phần hình ảnh của Phần mượt làm chủ lên tiếng nhân sự sucmanhngoibut.com.vn HRM

sucmanhngoibut.com.vn HRM có công dụng tích thích hợp Khủng theo cả chiều rộng lớn với chiều sâu

Trong cỗ phương án cai quản trị nhân sự toàn vẹn của sucmanhngoibut.com.vn.vn còn phần lớn mềm hữu ích khác: phần mềm onboarding nhân viên cấp dưới new, chnóng vô tư nhấn diện khuôn khía cạnh, tính công, tính lương, quản ngại trị mục tiêu, cai quản tài sản,... Phần mềm HRM được tích phù hợp chặt chẽ cùng với toàn bộ các ứng dụng này - và cả các phương tiện bên ngoài không giống.

Lấy ví dụ, trên sucmanhngoibut.com.vn HRM, nhân sự A bao gồm công bố mã chnóng công là 072, tin nhắn nội cỗ là nguyenvana

Chuyên mục: Cách làm